註冊心理治療師/社會工作者輔導：服務停用和行政政策
1 引言
以下是由惠恩健康中心制定的政策，描述並規定了當客戶發出了停用服務、重新啟用和其他適當的行政程序。
1.1 惠恩健康中心的辦公室（「我們」，「我們的」）代表在我們診所下工作的註冊心理治療師和社會工作者（「治療師」）處理與行政工作相關的討論和爭議，如預約面談和付款等。
1.2 惠恩健康中心要求在惠恩健康中心尋求諮商的個人（「客戶」，「他們」，「你」，「你的」）閱讀並同意該政策，以促進雙方之間的互惠、良好運作和有益關係。
2 停用服務
2.1 停用（Inactivation）意味著我們將暫停聯繫嘗試，並限制客戶預訂諮商會話／面談，直至他們的個人檔案重新啟用。
2.1.1 我們對停用服務的處理方法將根據客戶的參與度而有所不同。如果客戶決定不再進行心理治療諮商並主動提出停用諮商服務，他們的文件將立即被停用。然而，如果停用不是客戶主動提出的，惠恩健康中心將遵循停用服務的標準處理相關程序。
2.1.2 服務停用的標準將考慮客戶通過 惠恩健康中心的諮商接受程度；客戶和 惠恩健康中心 以及其指定治療師之間沒有聯繫的時間長短，並由指定的治療師自行決定。聯繫被定義為以下通訊方法之一：通過電話或視頻、通過電子郵件或面對面的討論。
2.2 由客戶端主動停用
如果客戶決定停止輔導，並與他們的治療師或我們聯絡以表明他們的決定，惠恩健康中心 將相應地停用他們的檔案。
2.3 提交諮商表後停用
2.3.1 在提交「諮商申請表」和「治療、保密和電子通信同意書」後，「表格接收」步驟完成。
2.3.2 惠恩健康中心將在兩週內，根據客戶在「諮商輔導服務申請表」所提供的電話號碼，嘗試聯繫客戶。 我們將在處理表格並發送「15 分鐘諮商電子郵件」後的 24-48 小時內嘗試撥打電話。兩週的時限將從通話後的24小時開始計算，如果在從接受步驟完成後的兩週內，我們未能與客戶聯繫或未能收到客戶的電話/電子郵件回應，客戶的文件將被視為停用。
2.4 初步諮商後停用
2.4.1 「初始諮商」步驟是指當客戶被指派的治療師接受並填寫「諮商完成表格」。「15分鐘諮商後電子郵件」，其中包含指向「諮商完成表格」的網站鏈接，將在諮商後發送。
2.4.2 如果客戶未回覆電子郵件或表達他們有興趣透過「諮商完成表格」繼續治療，惠恩健康中心 將會在兩週內嘗試通過電話/電子郵件聯繫客戶三次。第一次聯繫嘗試將在初次諮商後的24-36小時內進行，然後在諮商後的第五個工作日和第十個工作日各進行兩次聯繫嘗試。之後，惠恩健康中心 將暫停聯繫嘗試。如果客戶重新主動聯繫，我們將嘗試適當地安排預約。
2.4.3 若自「15 分鐘後諮商電子郵件」發送後三個月內未收到客戶回應，該客戶的檔案將被視為無效。
2.4.4 若客戶在「諮商完成表格」中表示不再有繼續治療的意願，我們將立即停用其檔案。
2.5 建立治療關係後停用
2.5.1 如果客戶已經參加了兩（2）個或更多的諮商面談，但沒有再聯繫我們並預約進一步的面談，則在按照第2.5.3節將客戶停用之前，將適用第2.5.2節。
2.5.2 如果符合2.5.1節的情況，您的治療師將會聯繫您，以正式結束您們的治療關係，並不再負責您的精神健康護理。
2.5.3 當治療師嘗試聯絡客戶，而客戶沒有回覆他們時，這將被視為客戶端主動結束治療關係，治療師將通知我們啟動停用程序。 惠恩健康中心 將會在六個月的時間內，再次嘗試與客戶聯絡三次。每次聯絡嘗試將根據「諮商請求表」中客戶所提供的電話號碼，並在失效的第一個月、第三個月和第六個月進行。
3 重新啟用
3.1 重新啟動已經無效的客戶檔案將允許客戶預約輔導面談。雖然重新啟動過程由客戶端主動提出，但惠恩健康中心的治療師擁有最終的決定權，可自行決定是否重新接受該名客戶的案件。
3.1.1 如果客戶先前被指定的治療師不希望重新建立治療關係，惠恩健康中心 將在客戶知情及同意下嘗試將客戶與另一位治療師進行配對。
3.2 如果客戶在停用期六個月內決定重新啟用其檔案並且治療師同意提供諮商，則無需重新填寫「諮商申請表」。但凡客戶先前簽署的「治療、保密和電子通訊同意書」已超過一年，則必須重新簽署此同意書。
3.2.1 客戶有責任透過其Owl客戶端門戶更新資訊，例如地址或電話號碼。
3.3 如果客戶在停用超過六（6）個月後決定重新開啟其個案，並且治療師同意提供諮商，則客戶將需要填寫修改後的「諮商申請表」並重新簽署「治療、保密和電子通訊同意書」。
4 記錄保存
4.1 惠恩健康中心 將按照安大略註冊心理治療師學院（CRPO）所規定的標準和法規存儲客戶記錄。如果您需要深入了解有關記錄保存的信息，請參閱CRPO網站。
4.2 臨床記錄指客戶的個人資料及其治療師的筆記。治療筆記可以包含治療師與客戶的互動、觀察、護理目標和計劃、治療評估記錄以及任何結論或終止記錄的書面記錄。 惠恩健康中心 將保存客戶的臨床記錄十年，起始點為客戶和治療師的最後接觸的時間。
4.2.1 如果客戶在最後一次與治療師互動時未滿18歲，則其記錄將從客戶年滿18歲開始保存十年。
4.3 預約記錄是指客戶的預約歷史和出席情況的記錄。每個預約的日期，時間和持續時間以及客戶是否取消、出席或重新安排預約的信息都將保存在記錄中。預約記錄將保存五年，起始點為客戶和治療師的最後接觸時間。
4.4 財務紀錄是指治療服務的所有費用收取記錄，包括是否免除或減免費用。記錄將包含哪些服務被收費，誰支付了這些服務的費用，以及是否有任何未支付的費用。財務紀錄將保留五（5）年，從客戶和治療師最後接觸的時間開始計算。
4.4.1 如果客戶在治療師最後一次與客戶互動時尚未滿18歲，則記錄將從客戶滿18歲的那天起保留五（5）年。
4.5 「治療、保密及電子通訊同意書」的有效期為簽署之日起一年。
4.5.1 現行的客戶無需每年重新同意第4.5節中的「治療、保密和電子通訊同意書」。相反，若重新啟動帳戶的客戶，其舊同意書已超過一年，則需要重新簽署同意書。
5 關於付款
5.1 首次諮商前的付款
5.1.1 15分鐘的諮商後，請客戶在「GHC Owl Practice」中輸入有效的付款信息，以開始預約諮商。若未提供付款方式，客戶將無法預約諮商。
5.1.2 如果客戶選擇告知我們他們不希望繼續，我們將相應地使其無效。如果客戶沒有在第一次面談前告知我們付款決定，我們將啟動第 2.4 節中描述的流程。
5.1.3 如果您在輸入付款信息之前，預約了第一節面談，您的治療師將酌情決定是否允許您參加第一次的面談。若未輸入付款信息，則無法預訂第一節面談後的任何會議。
5.2 建立治療關係後的付款
5.2.1 如果客戶已經參加了兩個或更多的面談，但有兩個或以上的未支付款項，則在支付款項之前，客戶將無法預約面談。任何例外情況均由治療師根據具體情況酌情處理。
5.3 付款方式
5.3.1 根據「GHC Owl Practice」的付款選項，信用卡和現金卡為面對面和虛擬會議的付款方式。電子轉帳或現金是僅限面對面會議的付款方式。
6 省外諮商
6.1 若客戶在心理輔導期間不在安大略省，客戶需要通知其指定的治療師。
6.1.1 基於立法原因，諮商者需要在安大略省內。根據安大略省註冊心理治療師學院（CRPO）的規定，我們的治療師可能無權在安大略省以外行使其職業權限。請向您的治療師確認若您在其他省份或地區是否可以參加心理治療面談。
6.2 如果客戶不在安大略省，則由客戶指定的治療師而非 惠恩健康中心 決定是否繼續進行諮商。 如果治療師決定不繼續，則可能會重新安排服務對象在安大略省的時間。