注册心理治疗师/社会工作者辅导：服务停用和行政政策
1 引言
以下是由惠恩健康中心制定的政策，描述并规定了当客户发出了停用服务、重新启用和其他适当的行政程序。
1.1 惠恩健康中心的办公室（「我们」，「我们的」）代表在我们诊所下工作的注册心理治疗师和社会工作者（「治疗师」）处理与行政工作相关的讨论和争议，如预约面谈和付款等。
1.2 惠恩健康中心要求在惠恩健康中心寻求咨商的个人（「客户」，「他们」，「你」，「你的」）阅读并同意该政策，以促进双方之间的互惠、良好运作和有益关系。
2 停用服务
2.1 停用（Inactivation）意味着我们将暂停联系尝试，并限制客户预订咨商会话／面谈，直至他们的个人档案重新启用。
2.1.1 我们对停用服务的处理方法将根据客户的参与度而有所不同。如果客户决定不再进行心理治疗咨商并主动提出停用咨商服务，他们的文件将立即被停用。然而，如果停用不是客户主动提出的，惠恩健康中心将遵循停用服务的标准处理相关程序。
2.1.2 服务停用的标准将考虑客户通过 惠恩健康中心的咨商接受程度；客户和 惠恩健康中心 以及其指定治疗师之间没有联系的时间长短，并由指定的治疗师自行决定。联系被定义为以下通讯方法之一：通过电话或视频、通过电子邮件或面对面的讨论。
2.2 由客户端主动停用
如果客户决定停止辅导，并与他们的治疗师或我们联络以表明他们的决定，惠恩健康中心 将相应地停用他们的档案。
2.3 提交咨商表后停用
2.3.1 在提交「咨商申请表」和「治疗、保密和电子通信同意书」后，「表格接收」步骤完成。
2.3.2 惠恩健康中心将在两周内，根据客户在「咨商辅导服务申请表」所提供的电话号码，尝试联系客户。我们将在处理表格并发送「15 分钟咨商电子邮件」后的 24-48 小时内尝试拨打电话。两周的时限将从通话后的24小时开始计算，如果在从接受步骤完成后的两周内，我们未能与客户联系或未能收到客户的电话/电子邮件回应，客户的文件将被视为停用。
2.4 初步咨商后停用
2.4.1 「初始咨商」步骤是指当客户被指派的治疗师接受并填写「咨商完成表格」。 「15分钟咨商后电子邮件」，其中包含指向「咨商完成表格」的网站链接，将在咨商后发送。
2.4.2 如果客户未回覆电子邮件或表达他们有兴趣透过「咨商完成表格」继续治疗，惠恩健康中心 将会在两周内尝试通过电话/电子邮件联系客户三次。第一次联系尝试将在初次咨商后的24-36小时内进行，然后在咨商后的第五个工作日和第十个工作日各进行两次联系尝试。之后，惠恩健康中心 将暂停联系尝试。如果客户重新主动联系，我们将尝试适当地安排预约。
2.4.3 若自「15 分钟后咨商电子邮件」发送后三个月内未收到客户回应，该客户的档案将被视为无效。
2.4.4 若客户在「咨商完成表格」中表示不再有继续治疗的意愿，我们将立即停用其档案。
2.5 建立治疗关系后停用
2.5.1 如果客户已经参加了两（2）个或更多的咨商面谈，但没有再联系我们并预约进一步的面谈，则在按照第2.5.3节将客户停用之前，将适用第2.5.2节。
2.5.2 如果符合2.5.1节的情况，您的治疗师将会联系您，以正式结束您们的治疗关系，并不再负责您的精神健康护理。
2.5.3 当治疗师尝试联络客户，而客户没有回覆他们时，这将被视为客户端主动结束治疗关系，治疗师将通知我们启动停用程序。惠恩健康中心 将会在六个月的时间内，再次尝试与客户联络三次。每次联络尝试将根据「咨商请求表」中客户所提供的电话号码，并在失效的第一个月、第三个月和第六个月进行。
3 重新启用
3.1 重新启动已经无效的客户档案将允许客户预约辅导面谈。虽然重新启动过程由客户端主动提出，但惠恩健康中心的治疗师拥有最终的决定权，可自行决定是否重新接受该名客户的案件。
3.1.1 如果客户先前被指定的治疗师不希望重新建立治疗关系，惠恩健康中心 将在客户知情及同意下尝试将客户与另一位治疗师进行配对。
3.2 如果客户在停用期六个月内决定重新启用其档案并且治疗师同意提供咨商，则无需重新填写「咨商申请表」。但凡客户先前签署的「治疗、保密和电子通讯同意书」已超过一年，则必须重新签署此同意书。
3.2.1 客户有责任透过其Owl客户端门户更新资讯，例如地址或电话号码。
3.3 如果客户在停用超过六（6）个月后决定重新开启其个案，并且治疗师同意提供咨商，则客户将需要填写修改后的「咨商申请表」并重新签署「治疗、保密和电子通讯同意书」。
4 记录保存
4.1 惠恩健康中心 将按照安大略注册心理治疗师学院（CRPO）所规定的标准和法规存储客户记录。如果您需要深入了解有关记录保存的信息，请参阅CRPO网站。
4.2 临床记录指客户的个人资料及其治疗师的笔记。治疗笔记可以包含治疗师与客户的互动、观察、护理目标和计划、治疗评估记录以及任何结论或终止记录的书面记录。惠恩健康中心 将保存客户的临床记录十年，起始点为客户和治疗师的最后接触的时间。
4.2.1 如果客户在最后一次与治疗师互动时未满18岁，则其记录将从客户年满18岁开始保存十年。
4.3 预约记录是指客户的预约历史和出席情况的记录。每个预约的日期，时间和持续时间以及客户是否取消、出席或重新安排预约的信息都将保存在记录中。预约记录将保存五年，起始点为客户和治疗师的最后接触时间。
4.4 财务纪录是指治疗服务的所有费用收取记录，包括是否免除或减免费用。记录将包含哪些服务被收费，谁支付了这些服务的费用，以及是否有任何未支付的费用。财务纪录将保留五（5）年，从客户和治疗师最后接触的时间开始计算。
4.4.1 如果客户在治疗师最后一次与客户互动时尚未满18岁，则记录将从客户满18岁的那天起保留五（5）年。
4.5 「治疗、保密及电子通讯同意书」的有效期为签署之日起一年。
4.5.1 现行的客户无需每年重新同意第4.5节中的「治疗、保密和电子通讯同意书」。相反，若重新启动帐户的客户，其旧同意书已超过一年，则需要重新签署同意书。
5 关于付款
5.1 首次咨商前的付款
5.1.1 15分钟的咨商后，请客户在「GHC Owl Practice」中输入有效的付款信息，以开始预约咨商。若未提供付款方式，客户将无法预约咨商。
5.1.2 如果客户选择告知我们他们不希望继续，我们将相应地使其无效。如果客户没有在第一次面谈前告知我们付款决定，我们将启动第 2.4 节中描述的流程。
5.1.3 如果您在输入付款信息之前，预约了第一节面谈，您的治疗师将酌情决定是否允许您参加第一次的面谈。若未输入付款信息，则无法预订第一节面谈后的任何会议。
5.2 建立治疗关系后的付款
5.2.1 如果客户已经参加了两个或更多的面谈，但有两个或以上的未支付款项，则在支付款项之前，客户将无法预约面谈。任何例外情况均由治疗师根据具体情况酌情处理。
5.3 付款方式
5.3.1 根据「GHC Owl Practice」的付款选项，信用卡和现金卡为面对面和虚拟会议的付款方式。电子转帐或现金是仅限面对面会议的付款方式。
6 省外咨商
6.1 若客户在心理辅导期间不在安大略省，客户需要通知其指定的治疗师。
6.1.1 基于立法原因，咨商者需要在安大略省内。根据安大略省注册心理治疗师学院（CRPO）的规定，我们的治疗师可能无权在安大略省以外行使其职业权限。请向您的治疗师确认若您在其他省份或地区是否可以参加心理治疗面谈。
6.2 如果客户不在安大略省，则由客户指定的治疗师而非 惠恩健康中心 决定是否继续进行咨商。如果治疗师决定不继续，则可能会重新安排服务对象在安大略省的时间。